E-pensja opinie – Co powinien zawierać dobry program do zarządzania projektami?

jak zarabiać w internecie

Co powinien zawierać dobry program do zarządzania projektami?

W zarządzaniu projektami może wspomóc Cię odpowiednio dobrany program. Wykorzystaj nowoczesną technologię, aby Twój biznes nabrał wiatru w żagle, a pracownicy działali jeszcze produktywniej. Poznaj kilka najważniejszych elementów, które zawierają najlepsze programy do zarządzania projektami.

Harmonogram zadań

Na etapie planowania projektu niezwykle przydatny okazuje się dobry harmonogram. Najlepiej stwórz go online, aby większa liczba pracowników, którzy pracują przy danym projekcie, mogła stale mieć do niego wgląd. W końcu harmonogram może stale ulegać modyfikacjom. Wybierz program do zarządzania projektami, który oferuje intuicyjne dodawanie kolejnych zadań, pozwala śledzić postępy czy też ustalać zależności najlepiej w formie diagramu Gantta. Dzięki temu kierownik projektu będzie mógł cały czas pełnić pieczę nad harmonogramem i oczywiście nad zespołem projektowym.

Musisz pamiętać o jeszcze jednym ważnym aspekcie, który ma wpływ na zarządzanie projektem. Chodzi o zarządzanie produktami projektu, a także wszystkimi zadaniami, które powinny zostać wykonane przez poszczególne osoby, tworzące grupę projektową. Doskonale sprawdzają się w tym celu tablice kanban. Pozwalają przeglądać stan projektu, ale też tworzyć sprawy powiązane z danym zadaniem.

Możliwość zarządzania dokumentami

Interesuje Cię zarządzanie projektami? Program, który spełni wszystkie Twoje oczekiwania, powinien posiadać także funkcję, która ma na celu pomóc w obsłudze dokumentów powiązanych z projektem. Z jednej strony powinien umożliwić łatwy dostęp do nich, ale też ich edytowanie czy tworzenie z szablonów. W ten sposób kierownicy projektów zyskają większą kontrolę nad dokumentacją i zaoszczędzą sporo czasu.

Narzędzia budżetowania

Dobry program do zarządzania projektami powinien zawierać również funkcję, umożliwiającą sprawne i poprawne budżetowanie projektu. Wtedy podczas zarządzania projektami będzie można w łatwy sposób zaplanować oraz rozliczyć budżet. Z jednej strony dotyczy to zarządzania przychodami, ale też kosztami. Oprogramowanie do zarządzania projektami w kontekście budżetowania powinno umożliwiać obsługę zadaniową i prowadzenie ewidencji oraz ułatwić łączenie go z zewnętrznym systemem.

Narzędzia do zarządzania projektami w grupie

Praca nad projektem wymaga zaangażowania większej liczby specjalistów, którzy posiadają wieloletnie doświadczenie. Dlatego właśnie poszukiwane programy do zarządzania projektami mają bardzo ważne zadanie, tj. ułatwiają komunikację pomiędzy tymi osobami. Zatem koniecznie powinny posiadać wbudowana pocztę e-mailową, ale też świetnie sprawdzi się możliwość kontaktowania się ze sobą w czasie rzeczywistym np. poprzez chat. Narzędzie musi zawierać również możliwość błyskawicznego dodawania plików czy dokumentów, aby poprawić efektywność pracy pozostałych pracowników i kierownika projektu.

Kiedy warto zdecydować się na skorzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami?

Istnieje wiele sytuacji, kiedy możesz zyskać wszystkie korzyści, o których była mowa powyżej. Każda nowoczesna firma powinna szukać usprawnień i sposobów na zwiększenie produktywności pracowników. W tym właśnie świetnie pomagają programy do zarządzania strategicznego. Oto kilka najczęstszych sytuacji, gdy powinniśmy decydować się na skorzystanie z gotowego oprogramowania tak potrzebnego podczas zarządzania projektami:

  • przedsiębiorstwo działa zdalnie lub w trybie hybrydowym,
  • grupa projektowa potrzebuje jednego miejsca, które będzie dostępne dla wszystkich osób, gdzie będzie można dzielić się postępami pracy, sprawdzać kolejne zadania czy dzielić się aktualnymi dokumentami, przydatnymi podczas projektu,
  • w grupie projektowej są problemy komunikacyjne i panuje dezinformacja,
  • dochodzi do opóźnień z realizacją zadań projektowych.

Z programu do zarządzania projektami na pewno wiele korzyści zyska project managment, czyli właśnie kierownik, którego zadaniem jest dopilnowanie wszystkich aspektów związanych z projektem. Dlatego, aby zwiększyć skuteczność zarządzania, konieczne staje się obecnie korzystanie z dedykowanego programu i to niezależnie od branży.

Niemal każda firma może zyskać sporo korzyści, gdy zdecyduje się na wybranie dobrego narzędzia z zakresu zarządzania projektami. Poznaj swoje potrzeby i zwiększ skuteczność oraz produktywność swojego teamu.

Jak rozpocząć planowanie projektu?

Skoro już wiesz, ile możesz zyskać i jaki program do zarządzania projektami wybrać, to teraz czas rozpocząć pracę! Najważniejszy jest oczywiście etap planowania projektu. Zazwyczaj zajmuje się tym kierownik. Definiowanie projektu wiąże się z ustaleniem celu i wypisaniem wszystkich zadań, które będzie trzeba wykonać. Warto dodać do nich również podzadania czy szczegóły, które przyspieszą wdrożenie się i rozpoczęcie pracy. Do tego dobrym pomysłem jest przyporządkowanie dat oraz osób, które będą odpowiedzialne za konkretny obszar projektu.

Przenieś wszystkie te plany do harmonogramu w programie, którego zadaniem jest zarządzanie projektem. Dzięki temu będzie można go udostępnić pozostałym osobom, wchodzącym w skład teamu. To z kolei przyspieszy pracę i pozwoli zaoszczędzić sporo czasu.

Pamiętaj też o tym, że dobre oprogramowanie z obszaru zarządzania projektami umożliwia również tworzenie szablonu. Oznacza to, że w przyszłości gdy będziecie wykonywali podobny projekt, czas na planowanie i przygotowania, a niekiedy też samo wykonywanie pracy nad projektem, zajmie znacznie mniej czasu, gdyż możliwe stanie się korzystanie z szablonów.

Nie można zapomnieć również o tym, że bardzo ważną rolę podczas procesu zarządzania pełni kierownik czy menedżer projektu. Dawniej częściej spotykane było obciążanie tymi obowiązkami doświadczonego specjalistę, będącego członkiem teamu. Jednak okazało się, że to zmniejsza jego efektywność i znacząco utrudnia skuteczne kontrolowanie teamu. Znacznie rozsądniejszym wyborem jest zatem wyznaczenie jednej osoby, która zajmie się jedynie zarządzaniem projektem. Będzie ona odpowiedzialna za kontrolę, komunikację z teamem, odpowiadanie na pytania członków zespołu czy utrzymywanie dynamiki pracy.

Praca nad projektem wymaga jeszcze jednego bardzo ważnego elementu, który również znajduje się w granicach obowiązków kierownika. Chodzi tutaj o wytyczenie planu komunikacji. Dzięki temu team będzie wiedział, w jaki sposób będzie odbywać się komunikacja i z jaką częstotliwością. Zawsze jednak plan komunikacji musi być zrozumiały, jasny i intuicyjny.

Szybko przekonasz się, że programy do zarządzania projektami zwiększają wydajność i ułatwiają współpracę w zespole. Obecnie to już standard zarówno w przypadku małych, jak i w bardzo skomplikowanych projektach.

https://e-pensja.online/

Dodaj komentarz

avatar